POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ FAIRPAK SRL / BV

Fairpak SRL / BV, ayant son siège social Avenue Thomas Edison à 7000 Mons Belgique

Les Données à Caractère Personnel désignent toute information relative à une personne qui peut être identifiée directement ou indirectement ; il peut s'agir du nom, de l'adresse postale ou électronique, du numéro de téléphone, du numéro de carte de crédit/débit, de l'adresse IP et des données de localisation (« Données à Caractère Personnel »). 

La Politique s'applique aux catégories suivantes de personnes concernées dont nous traitons les Données à Caractère Personnel :

Nous utilisons, stockons ou traitons autrement vos Données à Caractère Personnel conformément aux termes de la présente Politique, comme vos nom, langue, appellatif, sexe, date de naissance, adresse, numéro de téléphone (fixe et/ou mobile), e-mail, fax et comptes de réseaux sociaux. Si vous êtes un professionnel, nous traitons également les nom et adresse de l'entreprise, le numéro de TVA et/ou d'entreprise, le secteur d’activité de l'entreprise, votre fonction/titre de poste au sein de l'entreprise et votre adresse e-mail professionnelle.
Pour améliorer la qualité de nos services au bénéfice de tous nos clients, il se peut également que nous enrichissions vos Données à Caractère Personnel d’informations pertinentes supplémentaires. Il peut s'agir d'informations publiques ou d'informations que nous obtenons via des tiers et que nous utilisons aux fins mentionnées dans la présente Politique, notamment pour vérifier l'exactitude des données contenues dans notre base de données et optimiser nos actions de marketing direct, éventuellement sur la base de votre profil marketing. 
Les informations publiques précitées peuvent être des informations publiées dans des publications officielles ou des informations que vous avez rendues publiques (comme des informations sur les profils que vous utilisez pour les médias sociaux).

Par exemple
Informations relatives à votre statut de visiteur ou futur visiteur potentiel de nos Événements : 
Nous traitons toutes vos Données à Caractère Personnel obtenues à partir d’informations relatives aux Événements que vous avez visités ou auxquels vous vous êtes inscrit(e), le fait qu’un exposant vous a invité(e) et l’identité de l’exposant, vos centres d'intérêt ou les types d'événements qui pourraient vous intéresser, les exposants pour lesquels vous avez manifesté un intérêt ou les informations commerciales que vous avez demandées, votre heure d'arrivée, la durée et la fréquence de vos visites, les exposants que vous avez visités, les séminaires ou ateliers auxquels vous avez participé, votre emplacement dans le, et autour du, hall de l'événement, ainsi que les produits que vous avez achetés et leur valeur monétaire. Certaines de ces données peuvent être collectées au moyen de la « technologie des badges intelligents » (voir le paragraphe 5.6 ci-dessous).
Informations relatives à votre statut d'exposant ou de futur exposant potentiel à nos Événements :
Nous traitons toutes vos Données à Caractère Personnel obtenues à partir des informations relatives aux Événements où vous ou votre entreprise avez exposé ou avez manifesté le désir d'exposer, les types d'événements qui pourraient vous intéresser, le type, la taille et les éléments constitutifs de votre stand, la liste des visiteurs/clients que vous avez invités, la liste des visiteurs qui ont utilisé leur badge sur votre stand, la liste des visiteurs dont vous avez scanné le badge avec l'une de nos applications mobiles et les informations relatives à l'exécution de votre contrat d'exposant avec une de nos entités affiliées (par ex., surface louée, informations sur les produits, site web, conditions d'utilisation, informations de paiement, factures impayées éventuelles, etc.).
Informations relatives à votre statut d'organisateur ou d'éventuel futur organisateur d’Événements :
Nous traitons toutes vos Données à Caractère Personnel obtenues à partir des informations relatives aux Événements que vous ou votre entreprise avez organisés ou pour l’organisation desquels vous avez manifesté un intérêt, les types d'Événements, y compris les profils des exposants, des visiteurs et des participants, et les informations relatives à l'exécution de votre contrat d'organisateur (par ex., surface louée, informations sur les événements, les produits et les services, informations relatives aux services supplémentaires, informations relatives aux boutiques en ligne, site web, conditions d'utilisation, informations de paiement, factures impayées éventuelles, etc.).
Informations relatives à votre statut d'abonné, de lecteur, d'annonceur ou d'utilisateur potentiel de nos Outils Médiatiques : 
Nous traitons toutes vos Données à Caractère Personnel obtenues à partir d’informations relatives aux Outils Médiatiques auxquels vous ou votre entreprise vous êtes abonné(e) ou dans lesquels vous avez été annonceur ou pour l'abonnement auxquels ou pour le statut d'annonceur dans lesquels vous avez manifesté un intérêt, la date de l'abonnement (et du désabonnement éventuel) ou la date de l’annonce publicitaire, le contenu de l’annonce publicitaire, les informations de paiement, les factures impayées éventuelles, etc.).  
Informations relatives à votre statut de membre d’un club, d’un groupe ou d'une association ou de prospect d'un club, d’un groupe ou d’une association : 
Nous traitons toutes vos Données à Caractère Personnel obtenues à partir d'informations relatives au club, au groupe ou à l’association auquel ou à laquelle vous ou votre société vous êtes inscrit(e) ou pour l’inscription auquel ou à laquelle vous avez manifesté un intérêt, la date d'inscription, les informations de paiement, les factures impayées éventuelles, etc.). 

Nous pouvons utiliser les informations collectées via notre site web à des fins fonctionnelles, analytiques, comportementales et publicitaires (veuillez vous reporter au paragraphe 12 ci-dessous).

Il se peut que nous ayons obtenu vos Données à Caractère Personnel par le biais de sources de données externes. Nous utilisons régulièrement des bases de données externes obtenues par le biais de tiers, tels que des partenaires commerciaux de confiance ou des partenaires de données de confiance à des fins de prospection. Si vous souhaitez savoir par quelle source externe nous avons obtenu vos Données à Caractère Personnel, vous pouvez nous contacter par courrier ou par e-mail aux adresses mentionnées plus haut au paragraphe 2.2.

Lorsque vous vous inscrivez, en tant que visiteur, à un Événement par le biais d’un exposant, l'exposant est informé que vous vous êtes inscrit(e) à l'Événement sur son invitation et reçoit vos données d'inscription (à savoir, nom complet, langue, sexe, secteur d’activité, nom de l'entreprise et coordonnées, adresse e-mail professionnelle, et titre du poste au sein de votre entreprise. Ces informations d'enregistrement sont également appelées « carte de visite professionnelle numérique »). L'exposant reçoit également une notification lorsque vous accédez à l'Événement et, en conséquence, il se peut qu’il vous contacte. Ceci est lié au système d'enregistrement.
De plus, en touchant les lecteurs affichés sur le site de l'Événement avec votre « badge intelligent » (ou autre technologie similaire) lors d'un Événement, nous obtenons un enregistrement des stands que vous avez visités afin de vous envoyer un récapitulatif de votre journée et vous recevez des informations numériques au sujet des exposants et des produits pour lesquels vous avez manifesté de l’intérêt. Votre carte de visite professionnelle numérique (contenant les Données à Caractère Personnel indiquées ci-dessus) est également partagée avec les exposants pour lesquels vous avez manifesté de l’intérêt.

Il se peut que nous enregistrions votre appel à nos opérateurs du centre d'appel qui travaillent en notre nom à des fins de formation, ainsi que pour assurer un service client de qualité. 

Afin d’assurer la sécurité lors de nos Événements, nous avons installé des caméras au sein des complexes ainsi que sur les parkings. Les images de ces caméras sont uniquement enregistrées et visionnées à des fins de surveillance et de sécurité. Lors de nos Événements, il se peut également que des photographes prennent des photos des exposants et des clients qui y assistent. Ces photos peuvent être utilisées dans nos dépliants, brochures et flyers ou sur le site web et/ou la page de réseau social de l’Événement en question à des fins promotionnelles et pour vous permettre de visionner des photos de votre participation à l’Événement.

(a) traiter votre demande lorsque vous envoyez une demande de renseignements via notre site web ou notre centre d'appel ;
(b) traiter votre participation à un concours ou à d'autres actions commerciales auxquels vous avez participé ;
(c) vous envoyer des newsletters ou des magazines auxquels vous vous êtes abonné(e) ;
(d) vous envoyer des communications de marketing direct que vous avez accepté de recevoir par e-mail (ou par tout autre canal pour lequel la législation applicable impose l'obtention préalable de votre consentement et auquel vous avez consenti) ;
(e) vous envoyer des communications de marketing direct par e-mail, sur la base de votre consentement implicite si vous êtes un client existant et que vous nous avez communiqué votre adresse e-mail. Vous avez la possibilité de vous opposer à cette utilisation de votre adresse e-mail à tout moment et gratuitement. Vous pouvez vous désabonner facilement à l’aide du lien ajouté au bas de tout e-mail ;
(f) transférer votre adresse e-mail (ou toute autre Donnée à Caractère Personnel pour laquelle la législation applicable impose l'obtention préalable de votre consentement et pour laquelle vous avez donné votre consentement) à un tiers déterminé ; et
(g)          vous fournir les services de la « technologie des badges intelligents » (voir paragraphe 5.6 ci-dessus) lorsque vous avez choisi de l'utiliser.
Vous avez le droit de retirer votre consentement pour le traitement de vos Données à Caractère Personnel à tout moment, lorsque votre consentement est le fondement légal du traitement de vos Données à Caractère Personnel.

(a) faire une proposition de contrat, pour conclure, exécuter et surveiller le contrat de service particulier (« Gestion du Contrat ») ;
(b) publier un catalogue d'Événements ;
(c) effectuer la gestion des entrées et des billets et effectuer la gestion des visiteurs ;
(d) assurer le suivi des visites effectuées lors des Événements ou réaliser des sondages ;
(e) effectuer la gestion de la sécurité pendant les Événements ; et
(f) prévenir et lutter contre les mauvais paiements, et déterminer, exercer et protéger nos droits en général, notamment le recouvrement de créances, la gestion de litiges et toute procédure judiciaire.

(a) vous informer de nos Événements, produits et services à venir ou des Événements, produits et services à venir des sociétés de notre groupe, des exposants ou d'autres partenaires commerciaux soigneusement sélectionnés ;
(b) établir des segments de clients ou de prospects ou des profils de marketing, par exemple pour un marketing ciblé ;
(c) centraliser, combiner et enrichir vos Données à Caractère Personnel avec des informations utiles obtenues auprès de tiers ;
(d) optimiser nos services, adapter nos Événements aux préférences et aux désirs de nos visiteurs et exposants ;
(e) optimiser la gestion et la qualité de nos activités et services de marketing et de vente numérique ;
(f) mesurer nos performances (par ex., via des études de marché) ;
(g) utiliser vos Données à Caractère Personnel dans des modèles agrégés ou anonymisés, afin d'établir des analyses de marché, pour la gestion financière, le marketing ou le reporting ou pour réaliser des analyses de masses importantes de données ou tout autre type d'analyse ;
(h) surveiller la qualité de notre service client et former nos opérateurs de centre de contact et
(i) prévenir et lutter contre la fraude et les infractions éventuelles.

Dans les cas précités, nous nous efforçons toujours de maintenir un juste équilibre entre la nécessité de traiter vos Données à Caractère Personnel et la préservation de vos droits et libertés, y compris le respect de votre vie privée.

En nous communiquant vos Données à Caractère Personnel, vous reconnaissez que nous pouvons transférer vos Données à Caractère Personnel à des destinataires, à des sociétés faisant partie de nos fournisseurs, à des sous-traitants (par ex., des fournisseurs de solutions cloud) établis en dehors de l'Espace économique européen. Dans ce cas, le traitement de vos Données à Caractère Personnel sera protégé conformément aux exigences de la législation applicable et de la présente Politique. En particulier, lors du transfert de données vers des pays extérieurs à l'Espace économique européen et n'offrant pas un niveau de protection adéquat, nous veillons à utiliser des outils de transfert de données appropriés (par ex., les clauses contractuelles types de la Commission européenne).


 

Vos Données à Caractère Personnel sont conservées pendant les périodes de conservation suivantes, à moins qu'une conservation plus longue ne soit requise par la législation locale applicable ou lorsque nous avons un but légitime et légal pour le faire :

Catégories de données

Durée de conservation

Prospects

stockées pour une période de cinq ans à compter de leur intégration dans la base de données

Exposants -
sponsors - visiteurs

stockées aussi longtemps que l'événement auquel l'exposant/le sponsor a exposé/sponsorisé ou pour lequel il a exprimé un intérêt continue d'être organisé et pour une période de dix ans après que l'événement concerné n'est plus organisé.

Abonnés et personnes inscrites à nos Outils Médiatiques

stockées aussi longtemps que leur enregistrement ou abonnement est maintenu et pour une période de trois ans après l'expiration de l'enregistrement ou abonnement gratuit ou pour une période de cinq ans après l'expiration de l'enregistrement ou abonnement
payant.

Membres de nos clubs, groupes et associations

stockées aussi longtemps que leur adhésion est maintenue et pour une période de dix ans après l'expiration de l'adhésion.

Contacts presse, relations publiques, parties prenantes,
contacts VIP

stockées aussi longtemps que la personne concernée représente l'instance avec laquelle nous avons les contacts presse, relations publiques, parties prenantes ou VIP.

Enregistrement
des appels des centres d'appel

stockées pour une période d'un mois

Images de vidéosurveillance

stockées pour une période d’un mois, à moins que ces images puissent contribuer à prouver une infraction, des dégâts, une incivilité ou permettent d’identifier un auteur, une personne troublant l’ordre public, un témoin ou une victime.

En fonction de votre statut, différentes périodes de conservation peuvent s'appliquer (par ex., lorsque vous êtes un visiteur et que vous vous êtes abonné(e) à l'un de nos magazines ou newsletters numériques).
Les délais de conservation précités ne s'appliquent pas si vous exercez votre droit d'effacement avant l'expiration de la période de conservation.

En tant que personne concernée, vous pouvez exercer les droits suivants concernant vos données à caractère personnel.
Pour exercer ces droits, veuillez contacter notre Responsable local de la Confidentialité, soit par courrier, soit par e-mail, aux adresses mentionnées au paragraphe 2.2, en joignant une copie de votre carte d'identité, passeport ou autre moyen d'identification valide, ainsi que votre demande spécifique.

Cependant, sachez que, même si vous vous désabonnez de nous, en utilisant certains outils lors d'un Événement, vous nous autorisez toujours à collecter certaines Données à Caractère Personnel pour partager votre carte de visite professionnelle numérique avec les exposants, à moins que vous ne retiriez votre consentement conformément au paragraphe 10.3.

En raison de l'importance que nous accordons à la confidentialité et à la protection des données, nous faisons tout ce qui est en notre pouvoir pour protéger vos Données à Caractère Personnel contre toute utilisation abusive. Nos employés sont formés pour traiter correctement les Données à Caractère Personnel. Vos Données à Caractère Personnel sont hébergées dans des environnements sécurisés, qui ne sont pas accessibles au grand public. Nos installations informatiques sont équipées de systèmes de secours, de filtrage et de pare-feu conformes aux normes de sécurité du secteur. L'accès à vos Données à Caractère Personnel est uniquement accordé aux personnes qui y sont autorisées dans l'exercice de leurs fonctions.

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